关于进一步规范公文行文程序的通知

校属各单位：

为进一步提高我校发文质量和效率，实现公文行文工作的科学化、制度化和规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）和《高等学校信息公开办法》（教育部令第29号）等有关规定，现就进一步规范我校公文行文程序有关事项通知如下：

一、公文起草要求

公文起草要做到观点明确、经得起推敲，内容充实、结构严谨，用语准确、篇幅简短，格式规范、体例适当，确保每份拟稿都符合公文规范。

（一）明确发文依据。起草前应进行充分调研、论证，力求行文的针对性和执行的有效性，在拟稿说明中要说明发文的依据、背景，注明参照上级文件的名称和发文字号。

（二）准确使用文种。公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。上行文指下级部门向所属上级部门的发文。如请示、报告、议案。下行文指上级部门向所属的下级部门的行文，用于发布重要事项、传达重要信息。如决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通报、批复、纪要。平行文指平行部门或不相隶属的部门之间的发文，如函。公文起草部门应根据不同文种的使用范围和要求，选择合适文种进行发文。

（三）提升文稿质量。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）中规定，公文用纸为A4型，左侧装订，页边距为25mm左右，每页22行，每行28个字。主标题为2号小标宋体字，一行居中，多行成梯形或菱形居中排布，回行时要做到词意完整。主送机关位于标题下，空一行居左顶格书写。正文为3号仿宋字，首行缩进二个字符，回行顶格。一级标题为一、二、，用黑体，二级标题为（一）、（二）用楷体，三级标题为1.2.，四级标题为（1）（2），用仿宋体标注。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。

（四）提高运行时效。原则上按3天办文制的要求报送拟稿。确因事项紧急，有时限要求的，须在时限到达前一个工作日将代拟稿报送办公室。否则，造成工作延误的，由部门自行负责。

二、发文流程

发文程序：相关处室（单位）承办人员草拟文件并填写学校发文稿→处室负责人核稿→办公室核稿→分管领导审核签字→主要领导审核签字（涉及重要事项）→公文拟稿人校对→办公室印制→存档、分发

（一）拟稿。由主办处室（单位）负责草拟公文初稿。公文内容应符合法律法规、上级政策精神，以及工作实际，确保发文的必要性、内容的真实性和数据的准确性，做到针对性强、观点正确、结构严谨、表述准确。

（二）核稿。在送处室负责人核稿前，公文拟稿人要在正文前附上发文稿纸，填写好标题、主办单位、拟稿人、联系电话、主送机关、抄送机关以及印制份数等。核稿分两个步骤进行：第一步，由公文拟稿处室主要负责人对公文初稿进行审核，并在发文稿纸“核稿”栏签处核稿意见（核稿意见包括要呈阅的领导、文件是否涉密、文件是否公开，以及需要会签的处室（单位）等）；第二步，在送校领导审批签发之前（校领导直接交办的、紧急特殊事项的文稿可以直接报送校领导），公文拟稿人将公文初稿纸质文档送办公室主任或者负责文件审核的副主任审核。办公室审核，要依据公文的基本要求，对行文方式、公文格式、文字内容等作全面的审查，并在发文稿纸“核稿”栏签字。涉及到法律文书及规范性文件的，同时还需法律顾问核稿签字。

（三）签发。公文拟稿人将经办公室核稿后的文稿送校分管领导审核（处室负责人、办公室审核稿，一并呈送），经分管领导审核后，报送校主要领导审批签发（原则上以学校名义制发的上行文，由校主要领导签发；以学校名义制发的平行文或下行文，由学校主要领导或者由学校主要领导授权的分管领导签发。若涉及到其他有关部门事宜，经学校分管领导审核后送有关部门会签）。

（四）编号。由办公室负责编号登记。编号要按公文格式编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。涉密文件要标注密级，紧急文件要注明紧急程度。《中共安徽工业经济职业技术学院委员会文件》，编“职院党”字号，用于以学校党委名义发文的公文；《安徽工业经济职业技术学院文件》，编“职院”或者“职院学”“职院教”等字号，主要用于上行文、下行文；《中共安徽工业经济职业技术学院委员会会议纪要》，由党办负责记录和整理，由会议召集人签发，在年号后面编顺序号；《安徽工业经济职业技术学院校长办公会会议纪要》，由校办负责记录和整理，由会议召集人签发，在年号后面编顺序号。“专题会议”由具体承办会议的处室（单位）负责记录和整理，由会议召集人签发，在年号后面编顺序号。

（五）校对。由公文拟稿人负责。校对要认真仔细，以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。

（六）印制。由办公室负责。印制要注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。

（七）盖章。需要盖章的公文，由公文拟稿人将印制后正式公文交办公室负责用印的专人盖章。

（八）归档。公文拟稿人将领导签批件、正式公文（2份）交办公室档案员统一归档。

（九）分送。根据公文发送范围，由主办处室（单位）负责分送。

三、行文要求

（一）要明确专人负责。以学校名义下发的公文坚持“一文一事”和“一办到底”的办文原则。公文行文的每个环节，主办处室（单位）均要明确专人负责。

（二）要进行保密审查。主办处室（单位）在草拟公文时，要严格按照保密法等有关规定要求，对文件内容是否涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私进行审查。如有涉密内容，要定为涉密文件，并标注密级。同时要注意保密，不得让无关人员随便翻阅文稿，废页也要管理好，防止泄密。

（三）要做好信息公开。按照《高等学校信息公开办法》规定的“公开是原则，不公开是例外”的原则，主办处室（单位）要确定是否公开。需要在学校门户网站公开的公文，由办公室负责将公文上传到学校文件内网或信息公开栏。

（四）要及时分送到位。公文成文时间为领导签发日期，同时要注明公文印发时间。正式公文一经印发，要及时分送到位，不得积压。

四、本通知事项从印发之日起施行，由办公室负责解释。

              校    办

             2020年11月12日